استقرار و به‌کارگیری یک سیستم مالی قدرتمند، می‌تواند موجب نظم‌دی به رویدادهای مالی شما شود.

به‌صورت کلی، لازم است هر رویداد را بلافاصله پس از وقوع، ثبت کنید و اسناد آن را به تهیه نمایید؛ چه این رویداد برای شما آورده درآمدی داشته باشد و چه بار هزینه‌ای.

صورتحساب (فاکتور)

فاکتور ثبت معاملات اعتباری حاصل از فروش یا خرید است. برخی از حسابداران ممکن است پس از دریافت فاکتور توسط خریدار در یک معامله، آن را یک صورتحساب بنامند. هر زمان که مشتری چیزی را به صورت اعتباری بفروشد یا بخرد، فاکتورها ایجاد می‌شوند تا به‌عنوان روشی برای ردیابی میزان پولی که مشتری واقعاً در اختیار دارد. حسابداران معمولاً هنگام ایجاد یک فاکتور چندین نسخه تهیه می کنند تا اطمینان حاصل کنند که مشتری و خریدار یا فروشنده هر دو یک نسخه را دریافت می کنند.

یادداشت نقدی

یادداشت نقدی سندی است که خرید و فروش نقدی را ثبت می کند. یادداشت‌های نقدی می‌تواند شامل تمام خرید و فروش‌های نقدی باشد که مشتری در آن شرکت می‌کند و می‌تواند با ادامه سال به‌روزرسانی شود. کسب‌وکاری که چیزی را با پول نقد خریداری می‌کند همچنین می‌تواند یک یادداشت نقدی ایجاد کند تا تمام جزئیات مربوط به معامله، از جمله آنچه فروخته شده، مقدار فروخته شده، اینکه آیا از تخفیف استفاده شده است یا خیر و خریدار چه قیمتی پرداخت کرده است را نمایش دهد. حسابداران همچنین می توانند در حین حسابرسی به یادداشت های نقدی مراجعه کنند تا اطمینان حاصل کنند که دفترچه نقدی مشتری با یادداشت نقدی مطابقت دارد.

اعلام وصول

رسید یک مدرک کتبی است مبنی بر اینکه پرداختی در حسابی برای یک تراکنش انجام شده است. حسابداران اغلب هنگام کار با مشتریان تجاری از رسیدها استفاده می کنند، زیرا رسیدها روشی مؤثر برای پیگیری تراکنش های تجاری است، به ویژه زمانی که یک تجارت در یک دوره زمانی در چندین تراکنش شرکت می کند. معمولاً حداقل دو نسخه از هر رسید وجود دارد، یکی برای مشتری خریدار و دیگری برای سوابق مالی فروشنده.

رسید می تواند حاوی اطلاعاتی مانند قیمتی که خریدار می پردازد، محصولات فروخته شده، تاریخ معامله، روش پرداخت خریدار و نام آنها باشد.

فیش پرداختی

فیش پرداختی ثبت کتبی سپرده بانکی است. حسابداران می‌توانند از پرداخت در برگه‌ها برای ثبت تاریخ واریز، افرادی که واریز کرده‌اند و مبلغی که واریز شده است استفاده کنند. هنگام استفاده از فیش پرداخت، شخصی می تواند فرم را با اطلاعات لازم پر کرده و با سپرده نقدی به بانک خود بیاورد. سپس عابر بانک می‌تواند مبلغ پرداختی را امضاء و مهر و موم کند و آن را به شخص واریز کننده برگرداند و او می‌تواند آن را به حسابدار خود تحویل دهد تا در سوابق مالی وی درج شود.